[GTD]GTD的進階想法

gasolin

最近在看Steven Covey 的7 habiits..高效率人群的七種習慣中文版(書名...與成功有約?). 跟大家分享一下我融合GTD, PDA應用的心得, 穿插原文節錄的片段.

第一代(1G)時間管理. 使用記事與便條 Notepad,DiddleBug, 僅有將記事與便條記下的事做完, 沒有對長期規劃的關念
第二代(2G)時間管理. 使用行事曆 Datebook,  具備了長期規劃的能力, 但是無法在其上分辨什麼事是比較重要的
第三代(3G)時間管理. 在待辦事項 Todo 上加入了優先順序的概念, 要事第一. 但較不"人性"化.
第四代(4G)時間管理. 個人管理, 兼具前三代的優點, 以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性;強調產品與產能齊頭並進，著重第二類(不急迫但重要)事務的完成。


用PDA做時間管理的關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其注重於時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。


事有輕重緩急。
新一代個人管理理論，將耗費時間的事務依據急迫性與重要性分為四類--
急迫又重要，不急迫但重要，緊急但不重要，不緊急又不重要。

重要性與目標有關，凡有價值、有利於實現個人目標的就是要事。

重點在於"分類處理，優先解決"。

前陣子看的另一本書(水煮三國), 作者將要辦的事情用一個虛擬的鐵桶子作譬喻(類似GTD的搜集箱)
將四個類型的事務分別比喻成石塊, 碎石, 細沙, 水. 四個類型對應的分類如下:

重要
A(碎石型的事務) -急迫又重要
·危機
·急迫的問題
·有期限壓力的計劃
B(石塊型的事務)-不急迫但重要
·發掘新機會
·規劃
·改進產能
·建立夥伴關係
·防患於未然
不重要
Ｃ(細沙型的事務)-緊急但不重要
·不速之客的接待
·某些信件、文件、電話的處理
·某些會議的出席
·某些必要而不重要的會議、活動
D(水型的事務)-不緊急又不重要
·一些可做可不做的雜事
·一些不必要的應酬
·有趣的活動

鐵桶若能依"石塊, 碎石, 細沙, 水"的順序裝入的話, 可以達到最"滿"(有效率)的效果.
如此比喻瞬間讓抽象的概念顯得生動了起來


投注更多時間於重要但眼前並尚不急迫之事，才是個人管理之鑰。

若要集中精力於當急的要務，就得排除次要事務的牽絆，此時需要有說不的勇氣。

事先排妥的行事曆，必要時仍須有所更動。只要把握原則，任何調整都心安理得。



單看7-habits這本書可能會覺得陳義過高. 裡面講的第四代時間管理似乎很難達成.
然而, 我認為GTD 的定位應該在3~4G之間, 正為7-habits這本書提出的4G時間管理目標提供了一個很可行的方式.

仔細想想, Covey提出的4G時間管理趨勢似乎跟LifeBalance軟體的目的相契合. 然而大家也知道, LifeBalance算是出名難"搞定"的軟體.

我想, 難"搞定"的原因跟大家對於時間管理的認知有很大的關係吧.

一樣米養百樣人, 沒有誰的時間管理系統是完全一樣的, 但是大原則是不會變的

[ Last edited by gasolin on 2004-3-27 at 13:05 ]